【特定技能の自社支援要件を徹底解説】自社で外国人支援を始めるためのポイントと業務内容がわかる！

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特定技能外国人の自社支援を始めるための条件と体制づくり

特定技能外国人の自社支援を円滑に進めるには、企業が満たすべき条件と適切な体制構築が必須です。ここでは、「自社支援」に必要となる具体的な要件や支援責任者・担当者の選出ポイント、外国人が安心できる環境の整え方を、高校生の皆さんにもわかりやすく説明します。支援を検討中の企業や担当者の方は、一歩ずつ準備を進めてみてください。

自社支援：企業が満たすべき基本要件

過去2年以内の外国人雇用・管理実績

自社で支援を始めるには、過去2年以内に中長期在留外国人を雇用または管理した経験が必要です。これは、外国人労働者を一度も受け入れたことがない企業にはハードルとなる条件です。証明には雇用契約書や在籍履歴書、支援報告書などの書類をそろえておきましょう。

生活相談に対応できる職員（または役員）の在籍

外国人従業員の生活相談経験を持つ社員や管理職が1人以上いることも欠かせないポイントです。生活相談とは、役所の手続き案内や生活上の困りごとを一緒に考えて対応すること。相談記録や、職務経歴書を証明資料として準備しておきましょう。

法令遵守・コンプライアンス体制の確立

労働・雇用・租税などの法律に違反した経歴が近年ないことが大切です。社内監査体制やガバナンス体制の構築も推奨されています。従業員教育や内部監査を定期的に行うことで、法的トラブルの予防につながります。

支援責任者・担当者選任の要点と中立性

中立性を持つ支援責任者の配置

支援責任者は、直接雇用や親族関係のない部署から選びましょう。これは支援の公平性を守るためとされており、利害関係や不正防止の観点からも重要です。また、犯罪歴や行政処分歴など、欠格事由のチェックも必ず行いましょう。

支援担当者の経験・常勤性と具体的な選任基準

支援担当には中長期在留者支援や生活相談経験のある社員が最適です。できるだけ専任または常勤配置を心がけて、短期アルバイトや派遣任せは避けましょう。研修や異文化コミュニケーションの受講も大事な選考基準です。

支援体制・証明書類のそろえ方

履歴書や組織図で「誰が・どの立場で・どんな経験を活かすか」を示すことが、外部審査や助成金申請の際にも有効です。組織図を定期的に更新し、体制の透明性を意識しましょう。

多言語・多文化対応の具体策

母国語サポート・通訳配置の工夫

外国人が理解しやすいように、母国語の案内や資料、多言語サポート体制を整えましょう。全員がバイリンガルでなくても構いませんが、必要時スポット契約で外部通訳を活用したり、ITツールで多言語対応する工夫が必要です。

多文化コミュニケーション研修の意義

異文化コミュニケーション講座や職場適応訓練を定期的に実施し、「日本人と外国人両方」に向けた研修をセットで用意してください。メンタルサポートやチーム作りにも役立ちます。

支援準備は「できる部分」から少しずつ進めることが大切です。実績確認、生活相談担当のリストアップ、通訳サービスの手配など、ひとつずつ整理していきましょう。

特定技能外国人支援の実務と義務支援の進め方

特定技能外国人の自社支援を実施するには、支援計画書作成や義務的支援の実施、職場定着のための工夫が求められます。現場ですぐ使える具体的な流れとポイントを紹介します。

支援計画作成から本人説明までの全体フロー

支援計画書のポイントと書き方

支援計画書は、受け入れる外国人ごとに作成し、義務的支援10項目（事前ガイダンス、生活サポート、面談等）をもれなく網羅します。「誰が・いつ・どのように行うか」を具体的に明記し、本人が理解できる母国語や簡単な日本語での説明を心がけましょう。

オンボーディング支援・初日の対応事例

入国や就業初日には、空港送迎→住居案内→現場オリエンテーションまで切れ目なく進めることが大切です。不安に感じないよう、相談窓口や担任者の紹介もすぐ行いましょう。

義務的支援10項目の実務と工夫

主要支援内容の解説

（1）事前ガイダンス：契約や生活ルールをわかりやすく、「納得してもらえる説明」が必要です。
（2）生活オリエンテーション：生活インフラ、防災、地域ルールなど、日本の職場文化も伝えてください。
（3）送迎・住居確保：空港送迎や住居契約の案内、近隣トラブル回避まで丁寧にサポートしましょう。

公的手続き・日本語学習・相談支援全般

役所や銀行などの手続きには、できるだけ同行支援し、書類の説明もわかりやすくしてください。日本語学習の機会提供・面談や日常相談も欠かさず行い、記録をつけて保管します。

転職支援や行政報告まで

転職の希望があれば、法令に則した情報提供や求人案内を行いましょう。面談は最低「四半期ごと」に実施し、行政への定期・随時報告も期限を守ってください。

職場定着とESG経営につなげる自主的支援

多言語化・メンタルサポートの施策

全社員向けに多言語のリーフレットをつくり、掲示板や社内資料も多言語化することで、外国人の安心度が高まります。メンタルケアやモラハラ防止の体制づくり、匿名相談やカウンセリング体制も整えてください。

家族帯同や福利厚生の工夫

家族の生活も意識し、「家族参加イベント」「健康診断の母国語案内」など、小さな配慮も重視しましょう。安心して長く働ける環境ができると定着が促進されます。

自社支援に必要な書類管理と届出・報告の実務

自社支援体制をきちんと管理・運用するためには、正しい書類管理と報告手続きが不可欠です。保存義務や提出書類、スケジュール管理の注意点を押さえておきましょう。

主な書類の種類と保存・提出ルール

必須書類一覧とその管理方法

支援計画書、支援計画の変更届、特定技能所属機関概要書、組織図、支援委託契約解除届、支援責任者・担当者の履歴書、管理簿（支援実施記録）、面談記録などは、原則として雇用契約終了日から1年以上保管する必要があります。多言語記載・本人説明記録も忘れずに添付しましょう。

デジタル・紙いずれも保存可能

保存形式は紙でもデジタルでもかまいませんが、「改ざん防止」や「バックアップ管理」を怠らないでください。ファイル名や保管場所を一覧化し、監査や確認時にすぐ取り出せる工夫も大切です。

届出・報告手続きの流れとスケジュール管理

年次・四半期・随時の報告と届出

・年1回または四半期ごとの支援実施報告が必要です。
・転職希望や雇用条件変更などがあれば、随時届出も求められます。
・オンライン・郵送・窓口、どの方法でも提出可能です。

進捗管理システムやスケジュール表を導入し、「誰が・いつ・何を」提出するか明確にしておきましょう。

自社支援のメリット・リスクと実践ノウハウQ&A

自社支援はコスト削減や現場志向、柔軟対応が強みですが、一方で法令違反や人的リソース不足には注意が必要です。よくある疑問やリスク対策、成功のコツをまとめます。

費用感・コスト比較と人材管理

委託型とのコスト比較

登録支援機関への「委託」だと1人あたり月約2～3万円の支援費が発生。自社支援ならこの費用はゼロですが、担当者人件費や通訳手当、管理システム費用は自社負担となります。受け入れ人数が多いほど自社化のコスパは高まりますが、人数が少なければ委託も選択肢となります。

人件費・助成金活用と費用の分散

支援担当の人件費（月25万円前後）や通訳スポット契約（1回2万円程度）、IT導入費（初期～月額数千円）などを踏まえて予算を組みましょう。助成金申請も積極的に行い、必要書類や要件をきちんと確認しておきましょう。

自社支援成功のコツ・失敗回避例

ノウハウ蓄積と定着率強化策

「日々の面談」「キャリア面談」「メンタルサポート」など、小さな困りごとも見逃さずに支援記録をつけると、ノウハウの蓄積・可視化ができます。定期研修やダイバーシティ推進も、人材の定着や満足度向上に直接つながります。

法令違反・書類不備リスクの対策

届出や記録漏れは「業務停止」や「罰金」など重大なリスクにつながります。「チェックリスト」や「ダブルチェック」「内部監査」を徹底し、社内全体でコンプライアンス教育を強化しましょう。

現場でよくある疑問Q&A

通訳不在時の緊急対策

急な場面ではスポット通訳・AI翻訳ツール・イラストマニュアルを活用できます。災害時多言語指示書や緊急連絡先リストも事前に整えておきましょう。

担当・責任者の経験不足時の対応

経験者がいない場合は、外部研修の受講や専門家のバックアップ手配が推奨されます。事例集・引継ノートも残し、知識の断絶を防ぎましょう。

行政の相談窓口と外部資源の活用

困ったときは「法務局・労基署・入管相談センター」などの行政窓口がサポートしてくれます。定期的な情報共有会やeラーニングも取り入れて、社内の「わからない」を放置しない体制を作りましょう。

特定技能の自社支援は、要件を守り適切な体制づくりを進めることで「コスト削減・対応力強化」などのメリットを発揮します。この記事を参考に、まずは現状チェックから「一歩ずつ」始めてみてください。

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